Arbeitstechniken: Schlüsselqualifikation Konzept Entwicklung

Vom leeren Blatt zum überzeugenden Konzept - von Dr. Jürgen Fleig

Sicherlich kennen Sie die folgende Situation: Der Chef ruft seinen Mitarbeiter ins Büro und erzählt diesem von neuen Herausforderungen, Plänen und Projekten. Aber um überhaupt beginnen zu können, müsse erst einmal ein Konzept her. „Machen Sie mal ..." heißt es dann oftmals lapidar. Mit dieser Arbeitsanweisung sitzt der Mitarbeiter über einem leeren Blatt Papier und weiß nicht so recht, wie er es füllen soll.

Konzepte werden in Unternehmen ständig entwickelt, insbesondere dann, wenn neue und unbekannte Aufgaben gelöst werden müssen. Beispiele dafür sind:

- Marketing-Konzepte,
- Konzepte für das Qualitätsmanagement,
- EDV-Konzepte,
- Konzept für das Sommerfest des Unternehmens.

Die Auftragsklärung ist die halbe Miete
Je unklarer die Aufgabenstellung ist, desto schwieriger ist es, ein gutes Konzept zu entwickeln. Eine gute Konzept-Vorbereitungen ist die halbe Miete.
Voraussetzung ist, dass der Konzeptentwickler als Auftragnehmer alle relevanten Punkte mit seinem Auftraggeber klärt. Dazu gehört, dass die Aufgabenstellung möglichst genau beschrieben wird. Das „Problem" des Auftraggebers sollte deutlich werden.

Außerdem muss der Auftraggeber die Ziele festlegen. Besonders hilfreich ist, wenn er auch das erwartete Ergebnis klar benennt. Das kann sein:

- eine ausführliche Dokumentation,
- eine Präsentation auf der Vorstandssitzung oder
- eine Seite Managementzusammenfassung.

Der Konzeptentwickler sollte auch immer klären, welche Zielgruppe er mit seinem Konzept anspricht. Nicht immer ist das nur der Auftraggeber. Wenn beispielsweise ein Konzept zur Verbesserung der Zusammenarbeit entwickelt werden soll, betrifft das viele andere Kollegen. Er sollte deshalb nicht nur die vordergründigen Ziele und Anforderungen beachten, sondern auch weitergehende Interessen, Wünsche, Konflikte oder Motive, von denen die Meinung und das Handeln der Zielgruppen geleitet werden.
Schließlich müssen sonstige wichtige Rahmenbedingungen geklärt werden: Wann muss das Konzept fertig sein? Welches Budget steht zur Verfügung? Welche weiteren Hilfsmittel oder Kollegen können eingebunden werden?

Fragen mit dem Fragetrichter
Kann ein Auftraggeber nicht alle Fragen beantworten, muss der Konzeptentwickler nachhelfen. Zur Unterstützung kann er den Fragetrichter verwenden. Dieser setzt sich aus drei Teilen zusammen:

1. Zunächst werden so viele Informationen wie möglich vom Auftraggeber gesammelt. Der Konzeptentwickler stellt Fragen wie: Was? Was außerdem? Was noch?

2. Im zweiten Schritt wird fokussiert. Wie genau? Was auf jeden Fall? Wer? Womit? Bis wann? Warum? Mit solchen Fragen erfährt der Konzeptentwickler, was für das Konzept auf jeden Fall wichtig ist.

3. Zum Schluss stellt er eine geschlossene Frage, die die Auftragsklärung auf den Punkt bringt: „Habe ich richtig verstanden, dass ..." Mit dieser schließenden Frage sollte ein Einverständnis des Auftraggebers erzielt werden.

Informationen recherchieren und strukturieren
Das Modell des Fragetrichters ist ein möglicher Einstieg in die Informationsrecherche. In dieser Phase werden zunächst alle möglichen, für das Konzept relevanten Daten und Informationen gesammelt. Dabei hilft ein Brainstorming: Es werden so viele Begriffe wie möglich gesammelt, die für das Konzept relevant sein könnten. Damit kann dann im Internet, in Datenbanken oder im Unternehmen selbst gesucht werden.
Hilfreich ist außerdem, wenn der Konzeptentwickler klärt, welche Informationstypen wichtig sind. Beispiele dafür sind:

- Zahlen, Daten, Fakten
- Gesetze, Regeln, Normen
- Menschen, Gruppen (und ihre Anforderungen, Wünsche, Meinungen)
- Kunden, Lieferanten (Prozessbeschreibungen)
- Produkte, Technologien

Einige Informationen können innerhalb des Unternehmens vorliegen, andere müssen über externe Quellen beschafft werden. Aufwändig wird es, wenn die Informationen erst erhoben werden müssen. Das erfolgt durch schriftliche Befragungen, Interviews oder Messungen. Der Konzeptentwickler sollte dabei alle Daten und Informationen bewerten bezüglich Verlässlichkeit oder Aufwand zur Erhebung.

Werkzeuge zur Strukturierung
Besonders hilfreich bei der Konzeptentwicklung sind Modelle, Methoden oder Werkzeuge zur Strukturierung. Sie helfen, die Fülle der Informationen zu gliedern und in einen Zusammenhang zu stellen. So können beispielsweise Ursache-Wirkungsbeziehungen, logische Abläufe oder alternative Lösungen sichtbar werden.
In manchen Fachgebieten können bestehende Modelle genutzt werden. Marketing-Konzepte sind meistens nach den vier P's gegliedert: Product, Price, Promotion, Placement. Im Qualitätsmanagement kann man sich an der DIN EN ISO 9001 oder am EFQM-Modell orientieren.

Das Mindmapping ist eine besonders nützliche Technik, um bei anderen Konzepten eine erste Struktur zu schaffen. Sie schafft einfach und schnell Kategorien zu Begriffen und durch die Form der Darstellung einen schnellen Überblick - auch über komplexe Sachverhalte.

Andere Methoden zur Strukturierung sind:
- Morphologischer Kasten, um alternative Lösungen herauszuarbeiten und aufzuzeigen;
- Fischgräten-Diagramm, um Ursache-Wirkungsbeziehungen sichtbar zu machen;
- Portfolios, um Sachverhalte einordnen und vergleichen zu können.

Entscheidungen vorbereiten
Konzepte schaffen die Transparenz, die für fundierte und nachvollziehbare Entscheidungen notwendig ist. Außerdem werden bei der Konzeptentwicklung alternative Lösungen herausgearbeitet, über die Auftraggeber oder Zielgruppe dann entscheiden können. Grundlage dafür sind Bewertungen, und wer bewertet, braucht Ziele und Kriterien, die das Maß der Güte einer Lösung abbilden.
Deshalb sollten Konzepte zur Entscheidungsvorbereitung neben den alternativen Lösungen auch immer die relevanten Bewertungskriterien beinhalten. Diese müssen vor dem Hintergrund der Zielsetzung herausgearbeitet und möglichst klar beschrieben werden.

Dann können unterschiedliche Werkzeuge helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Beispiele für solche Werkzeuge sind:

- Kostenvergleichsrechnung: Lösungen werden bezüglich der Kosten, die sie verursachen, beurteilt;
- Entscheidungsbaum: Chancen und Risiken von Lösungen werden sichtbar gemacht und bezüglich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet;
- Nutzwertanalyse: Bewertungskriterien werden entwickelt, gewichtet und auf Alternativen angewendet bis ein definierter Nutzwert die beste Lösung sichtbar macht;
- Argumentebilanz; Argumente für und wider eine Lösung werden gesammelt und erläutert.

Konzepte vorstellen und dokumentieren
Ein gutes Konzept wirkt nicht nur durch einen überzeugenden Inhalt, sondern auch durch eine wirkungsvolle Verpackung. Der Konzeptentwickler erstellt ein Produkt (das gewünschte Ergebnis aus der Auftragsklärung), das sein Konzept transportiert.
Die Dokumentation in Form eines Berichts sollte insbesondere Angaben zu den Erstellern, Kontaktinformationen, Termin der Endredaktion und eine klare Gliederung enthalten. Oft gibt es in Unternehmen dafür auch Vorgaben und Vorlagen.
Wenn das Konzept präsentiert werden soll, empfiehlt sich der so genannte Fünf-Minuten-Pitch. Das dabei zugrunde liegende Raster kann für eine knappe Management-Vorlage genauso genutzt werden, wie für die Präsentation vor Publikum.
Wer dabei vor allem Informationen vermitteln will, kann sich an das folgende Raster halten:

1. 5 Sekunden Thema: Nennen Sie den Titel. Spannend wirkt hier, wenn Sie mit einer Frage beginnen.
2. 25 Sekunden Bedeutung und Hintergrund: Warum sind die folgenden Informationen wichtig: Nennen Sie 1-2 Gründe.
3. 10 Sekunden Menü: Kurz nennen, worüber Sie berichten. Maximal 3 Informationsblöcke zu je 30-120 Sekunden.
4. 60 Sekunden Informationsblock 1: Nennen Sie hier die erste wichtige Information und ergänzen Sie diese um 1-2 sehr kurze Fakten, Beispiele.
5. 120 Sekunden Informationsblock 2: wie oben; vielleicht ist dies eine Kontrastinformation: Während Autor A behauptet ... (Informationsblock 1), sagt Autor B ... (Informationsblock 2)
6. 50 Sekunden Informationsblock 3: wie oben
7. 20 Sekunden Fazit: Welche Schlussfolgerung lassen sich aus den Informationen für Sie - und Ihr Publikum - ziehen?
8. 10 Sekunden Ausblick: Antwort auf die Frage aus dem Thema und/oder Überleitung zur Diskussion und zu Detailinformationen, Fakten etc.

Fazit
Gute Konzeptentwickler zeichnen sich dadurch aus, dass sie Kreativität und strukturiertes Vorgehen geschickt miteinander kombinieren. Sie wechseln Phasen des Sammelns und der Ideenfindung mit denen der Strukturierung und Aufbereitung immer wieder ab. Kenntnisse und Erfahrungen mit unterschiedlichen Methoden und Werkzeugen sind dabei hilfreich.

Gerade zur Vorbereitung eines Projekts oder zur Planung der Vorgehensweise sind Konzepte eine unabdingbare Voraussetzung. Neben den Projektleiter stellen einige Unternehmen deshalb schon den Conceptioner. Er verbindet Intuition mit Ratio, kann Fragen stellen, ist ausdauernd, hat eine schnelle Auffassungsgabe, kann logisch denken und seine Ergebnisse gut verkaufen. Wer diese Kompetenzen trainiert, hat bald keine Angst mehr vor dem leeren Blatt Papier.