Zeitplanung, Lernzeit, Zeitmanagement - Teil 2

Fortsetzung des Artikels Zeitplanung, Lernzeit, Zeitmanagement - Teil 1

Wenn Sie Ihre Zeit effektiver nutzen möchten sollten Sie sich im ersten Schritt die Frage stellen, ob Sie dieses Mehr an Zeit wirklich möchten. Denn in der heutigen Gesellschaft wirkt es gut und wichtig, wenn man ständig beschäftigt ist. Wie viel weniger Gesprächsstoff würde es geben, wenn man einander nicht immer wieder vorpredigen würde, dass man so wenig Zeit hat, nur beschäftigt ist und gar nicht weiß wie man dieses oder jenes noch erledigen soll.

Auch stellt man immer wieder fest, dass es viele Menschen gar nicht mehr gewohnt sind, es manchen sogar unheimlich erschient, Zeit für sich und damit auch für Gedanken über sich selbst zu haben. Aus diesem Grund sollte die Entscheidung für Zeitmanagement eine bewusste Entscheidung dafür sein, wirklich mehr Zeit für sich zu haben.

Ist diese Entscheidung getroffen sollten Sie sich anschauen, womit Sie Ihre Zeit verbringen. Nur so können Sie feststellen, welche Dinge / Tätigkeiten Ihnen unnötig "die Zeit stehlen".

Im nächsten Schritt sollten Sie sich klarzumachen, in welche verschiedenen Bereiche sich Ihr Leben aufteilten lässt und wie viel Zeit Sie für den jeweiligen Bereich verwenden (Beruf, Familie, Gesundheit, persönliche Entwicklung, etc.). Vielleicht ist Ihnen dabei das "Lebensrad nach Akademie Grüning" behilflich welches der Autor Christian Grüning für sein Seminar "Vom Zeitmanagement zur Zeitsouveränität - Der Weg zu Erfolg und Gelassenheit" entworfen hat. Diese möchten wir Ihnen an dieser Stelle kostenlos zur Verfügung stellen: Lebensrad Akademie Gruening Zeitmanagement.pdf Das Lebensrad ermöglicht Ihnen eine Bestandaufnahme. Zeichnen Sie ein, wie glücklich / zufrieden Sie mit dem jeweilgen Lebensbereich sind und verbinden Sie die Punkte anschließend. Kommt ein Kreis (oder etwas, was einem Kreis sehr ähnlich ist) dabei heraus, so sind Sie recht zufrieden und ausglichen. Gleicht es eher einem Zickzack, so habe Sie noch einiges zu tun. In der Mitte steht der "Sinn". Hier können Sie eine Zahl zwischen 1 und 10 eintragen. Der Sinn steht in der Mitte, da dieser die Basis unseres Tun und Handelns ist.

Sie sollten sich einen Überblick über Ihre momentane Lebenssituation schaffen. Vielleicht hilft Ihnen dabei ein Zeitprotokoll. Sie könnten dieses für eine Woche anlegen und genau notieren wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeiten verwenden, von der Zeit vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Wichtig wäre eine Woche zu wählen, die den Alltag repräsentiert.

An dieser Stelle kommt häufig der Einwand, dass das Führen eines Zeitprotokolls sehr aufwändig ist und entsprechend Zeit kostet. Das ist richtig. Sie sollten jedoch bedenken, dass es sich hierbei um eine zeitlich begrenzte Tätigkeit (1 Woche) handelt die Ihnen dabei hilft herauszufinden, wie Sie Ihre Zeit besser nutzen können. Und dafür ist es erforderlich zu analysieren, womit Sie Ihre Zeit verbringen.

Nach der Woche können Sie ablesen, wofür Sie die meiste Zeit verwenden und inwiefern es Ihren eigenen Bedürfnissen und Vorstellungen entspricht. Das Zeitprotokoll gibt Ihnen Hinweise darauf, auf was Sie verzichten können oder was Sie intensivieren möchten, um mehr Zeit für Dinge zu haben, die Ihnen Freude bereiten. Auch die Frage, ob das Verhältnis zwischen Lernzeit und Freizeit angemessen ist, wird Ihnen beantwortet.

Nachdem Sie den ersten Schritt getan haben und einen Überblick über die Aufgaben und das, was Sie erreichen wollen, geschaffen ist, können Sie mit der konkreten Zeitplanung beginnen. Denn: Planen spart viel Zeit und verbessert das Arbeitsergebnis.
Empfehlenswert ist es, sich am Tag zwischen 5 und 15 Minuten Zeit zu nehmen, um den aktuellen Tag zu planen. Das können Sie vor dem Schlafengehen oder direkt am Morgen machen.

Eine komplette Wochenplanung hat den Vorteil, dass der Fokus mehr auf den langfristigen und strategischen Ergebnissen liegt. Es ist jedoch notwendig, den Wochenplan zu überprüfen und ihn flexibel umzugestalten, denn Unvorhergesehenes kann immer eintreten und sollte entsprechend auch bedient werden können, ohne dass man gleich in Stress verfällt. Jeder noch so guter Plan ist nichts, wenn die innere Einstellung nicht zu diesem passt. Sie sollten sich bewusst machen, dass ein Plan ein Gerüst und eine Hilfe darstellen soll. Dass es aber nicht erforderlich sondern eher schädlich ist, sich ohne Abweichungen an diesen „zu klammern". Denn so erreichen Sie genau den gegenteiligen Effekt.

Das Ziel „mehr Freizeit, Entspannung und Ruhe" sollten Sie nicht aus den Augen verlieren. Dieses Ziel sollte Basis Ihrer Zeitplanung sein. Denn nur so können Sie zu Zufriedenheit finden.

Die Zeitplanung erfolgt grundsätzlich schriftlich und beginnt mit den wichtigsten Aufgaben des Tages. Sollte die Erledigung mancher Aufgaben an bestimmte Voraussetzungen geknüpft sein so ist es ratsam, auch diese zu notieren.

Aufgaben müssen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden werden. Dringende Aufgaben sind schnell zu erledigen, da ein naher Termin feststeht. Wichtige Aufgaben hingegen sind meistens langfristiger und strategischer Natur.

Die Aufgaben können in vier unterschiedliche Klassen unterteilt werden: A, B, C und D.

• A-Aufgaben, sind wichtig UND dringend
• B- Aufgaben, sind wichtig, im Moment aber nicht dringend sind
• C- Aufgaben, sind dringend, längerfristig aber nicht wichtig sind
• D-Aufgaben, sind nicht wichtig und nicht dringend sind

Wenn Sie diese unterschiedlichen Aufgaben-Gruppen kennen, können Sie Ihren Aufgaben entsprechende Aufgabenklassen bilden und diese dann in der entsprechende Reihenfolge erledigen.

Für einen sinnvollen Zeitplan benötigt man Termine. Wichtig ist jedoch, die Zeit für das Erledigen der Aufgabe nicht zu knapp zu bemessen, da der Zeitplan so völlig durcheinander- und Sie unnötig in Stress geraten. Es ist völlig normal, dass Sie sich zu Beginn mit der Zeiteinteilung verschätzen. Das ist nicht weiter tragisch, wenn Sie aus Ihren Fehleinschätzungen für die Zukunft lernen. Mehr Zeit einzukalkulieren ist im Zweifelsfall sinnvoller. Auch ist es von großer Wichtigkeit Pufferzeiten einzubauen.

Am Ende jeden Tages überprüfen Sie Ihren Tagesplan. Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, übertragen Sie in den Tagesplan des nächsten Tages. Ärgern Sie sich nicht über Fehlplanungen sondern lernen Sie aus diesen. Machen Sie sich klar, dass es nicht möglich ist, alles perfekt zu planen. Dann wäre das Leben langweilig.
Ganz wichtig ist es, flexibel mit der Planung umzugehen. Wie bereits erwähnt dient ein Plan immer als Orientierungshilfe. Als Hilfe zum Nachdenken darüber, was Ihnen wichtig ist und was an einem anderen Tag erledigt werden kann. Treten unvorhersehbare Dinge ein, passen Sie Ihren Plan den neuen Umständen flexibel an.

Die folgende Liste soll Ihnen dabei helfen möglichen "Zeitdieben" auf die Schliche zu kommen. Vielleicht stellen Sie beim Lesen fest, dass es oftmals nicht "die Dinge im Außen" sind, die uns Zeit kosten...